En este artículo se exponen recomendaciones sobre el uso de la herramienta de “Campañas”, utilizada para la renovación de cuotas de actividad. Se trata de una herramienta avanzada y aquí muestro recomendaciones de uso para utilizarla adecuadamente y que funcione de la mejor forma posible.
Se trata de una herramienta muy potente y útil para facilitar el trabajo, automatizar procesos de renovación de un curso a otro y centralizar los cobros de los adelantos para reserva de plaza, pero no exime de una planificación previa por parte del rocódromo. Aquí os damos nuestras recomendaciones para utilizarla de la mejor forma posible.
1. PLANIFICACIÓN DE FASES
Recomendamos planificar internamente diferentes fases y establecer fechas a la hora de renovar.
Fase 1: Renovación de los grupos actuales (Hasta X/06/26)
Durante esta fase, confirmáis la plazas de los grupos tal y como están
Fase 2: Movimientos entre grupos (X/06/26 – Y/06/26)
Con los huecos que hay disponibles, durante esta fase, confirmáis la plaza de aquellas personas que quieran cambiarse a otro grupo al curso siguiente. Bien gestionado se puede realizar a la vez que la fase 1
Fase 3 (IMPORTANTE): (Desde Y/06/26)
Una vez hayáis confirmado/desestimado la renovación de las personas que estaban en este curso, eliminad de la planificación a todas aquellas que no han confirmado o que no continúan al curso siguiente.
Así la visual queda limpia, y no se renovarán todas aquellas cuotas que no estén confirmadas.
A partir de aquí, las nuevas personas que se quieran incorporar de cara al curso siguiente, se realizar mediante asignación de cuotas. Si tienes dudas, puedes revisar cómo hacerlo en el siguiente post.
Esta es una opción muy básica para controlar que todo se realice de forma adecuada. Cualquier otra planificación que podáis tener (Establecer vosotros los grupos y confirmarlos, listas de espera para la fase 3, etc) puede funcionar.
El objetivo de esta herramienta es ayudar con las renovaciones mediante:
Congelación y descongelación de cuotas automática a final e inicio de curso
Centralizar los cobros de adelantos de las renovaciones, y ver de un vistazo quién ha renovado
Está diseñada para simplificar y automatizar la gestión de las renovaciones, no para sustituir la planificación del curso. Del mismo modo que un programa de gestión no decide qué monitor impartirá cada grupo o cuántas plazas tendrá una actividad, la herramienta de campañas necesita que la organización del curso esté mínimamente definida para poder automatizar el proceso de forma fiable.
Con una planificación previa y unas buenas prácticas de uso, el proceso de renovación se vuelve mucho más rápido, seguro y sencillo de gestionar.
2. CREACIÓN DE DIFERENTES CAMPAÑAS
En caso de tener grupos de entrenamiento de adultos y extraescolares, recomendamos crear dos campañas por separado. De este modo es mucho más sencillo y más visual gestionarlo.
No recomendamos crear campañas más “cerradas” que estas, para tener libertad de mover mejor a los participantes. Ejemplo:
Si por ejemplo creáis una campaña con grupos de Lunes/Miércoles y otra de Martes/Jueves, en cada una de las campañas solo tendréis los grupos relativos al esos días. Si alguno de los participantes quiere pasar de lunes/miércoles a martes/jueves, no os va a dejar ya que solo se puede mover a los participantes entre los grupos de la campaña, con objetivo de evitar duplicados y tener un funcionamiento correcto.
Así que la recomendación es crear máximo campañas por separado de “Adultos” y “Extraescolares”, sin cerrar más la segmentación.
Cualquier duda que surja, me podéis escribir a rebeca@climbingone.com
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